Setelah kita menyadari bahwa banyak SOP (Standar Operating Procedure) yang tidak mencerminkan realitas kerja di lapangan, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana caranya menyusun SOP yang benar dan sesuai kebutuhan perusahaan? Jangan sampai SOP hanya jadi dokumen mati atau bahkan hanya tersimpan di google drive tanpa pernah dibuka lagi. Banyak organisasi terjebak dalam sudut pandang “SOP harus lengkap dulu, baru dipakai.” Tapi kenyataannya, SOP yang terlalu lengkap sering kali sulit dipahami, apalagi diterapkan.
SOP Bukan Hanya Milik HR atau Manajemen, tapi Milik Seluruh Tim
Proses penyusunan SOP harus jadi proses kolaboratif. Saat tim lapangan dilibatkan sejak awal pembuatan, entah lewat observasi, diskusi, atau uji coba alur kerja, maka hasil akhirnya akan jauh lebih sesuai. Di sinilah sering terjadi kesalahan besar, SOP disusun di atas meja, bukan di tengah aktivitas kerja. Hasilnya, prosedur terasa jauh dari kenyataan dan akhirnya diabaikan. Kuncinya adalah co-creation manajemen, supervisor, dan pelaksana teknis duduk bareng, menjelaskan alur kerja, mendefinisikan tanggung jawab, dan menyepakati standar.
Ini Langkah Bikin SOP yang Sudah Pasti Terpakai
- Menyusun Alur Kerja
Langkah awal dalam membuat SOP bisa dimulai dari memahami dan menyusun ulang alur kerja yang ada. SOP yang akan Anda buat harus merepresentasikan proses kerja nyata. - Menentukan Format dan Aksesibilitas
Setelah alur kerja dipahami, tentukan bentuk dan format SOP yang akan digunakan. Buat template yang konsisten, mudah dibaca, dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna di lapangan. Jangan lupa juga memikirkan media penyimpanan dan cara aksesnya apakah berbasis digital, tercetak, atau keduanya agar semua pihak dapat mengakses nya dengan mudah. - Observasi dan Wawancara Karyawan
Salah satu kesalahan umum dalam menyusun SOP adalah tidak melibatkan karyawan. Makanya SOP terkadang tidak sesuai dengan alur kerja, untuk menghindari hal ini, lakukan observasi langsung dan wawancara dengan karyawan yang menjalani proses tersebut sehari-hari. Selain kita bisa menemukan detail aktivitas yang ada, kita bisa tahu potensi kendala yang akan terjadi secara nyata, bukan sekadar asumsi manajemen. - Menulis dan Memvalidasi SOP
Setelah data terkumpul, mulailah menyusun dokumen SOP. Gunakan bahasa yang jelas dan instruktif, serta pastikan setiap tahapan memiliki penanggung jawabnya. Sebelum disosialisasikan, ajak perwakilan tim atau atasan untuk melakukan review bersama. Validasi ini penting untuk memastikan SOP sudah benar dan tidak bertentangan dengan kebijakan lain yang berlaku. - Sosialisasi, Pelatihan, dan Evaluasi
SOP yang sudah disahkan harus disosialisasikan ke seluruh tim melalui pelatihan. Ini bertujuan agar seluruh karyawan paham isi dan cara menjalankannya. Setelah implementasi, lakukan evaluasi, biasanya setiap 6 hingga 12 bulan untuk meninjau efektivitas dan melakukan revisi jika ditemukan ketidaksesuaian atau perubahan kondisi kerja.
Menyusun SOP bukan sekadar soal format dan struktur. Ini tentang memahami budaya kerja, alur komunikasi, serta tujuan jangka panjang organisasi Anda. Di Pace Synergic, kami mendampingi proses ini secara menyeluruh, membangun sistem yang bisa berjalan dan bertumbuh. Mulai dari pemetaan proses, fasilitasi diskusi antar tim, penyusunan SOP, hingga pendampingan implementasi. Kami siap menjadi partner organisasi Anda dalam membangun sistem kerja yang lebih sehat, produktif, dan berdaya guna. Hubungi kami karena SOP yang baik bukan hanya soal menulis prosedur, tapi soal membangun kejelasan kerja, dari hulu sampai hilir.
