Di banyak organisasi, keberadaan SOP sering kali dianggap sekadar bukti bahwa perusahaan telah memiliki sistem kerja yang rapi. Dokumen yang harusnya jadi pedoman tata kelola, malah jadi dokumen pelengkap audit. Tidak jarang kita mendapati bahwa isi dokumen tersebut tidak sepenuhnya mencerminkan apa yang sebenarnya terjadi dalam praktik kerja sehari-hari. Ada kesenjangan antara prosedur yang tertulis dan tindakan yang dilakukan.
Situasi ini bisa terjadi karena proses penyusunan SOP dilakukan tanpa melibatkan si pekerja lapangan. Karena ga mau ribet, SOP disusun oleh manajemen, atau oleh staf administratif yang hanya melakukan diskusi seadanya, tanpa validasi langsung terhadap alur kerja yang sebenarnya. Akibatnya, SOP menjadi sesuatu yang asing bagi karyawan yang justru paling membutuhkan kejelasan dan arahan dalam bekerja.
Apa itu SOP?
Standar Operasional Prosedur (SOP) didefinisikan sebagai pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, serta prosedur kerja pada unit kerja yang bersangkutan (PermenPAN-RB Nomor 35 Tahun 2012). Dengan kata lain, SOP bukan hanya menjelaskan apa yang harus dilakukan, tapi juga bagaimana, oleh siapa, kapan, dan menggunakan alat atau metode apa suatu pekerjaan harus dijalankan.
Ternyata ini yang Menjadi Tantangan!
Ketika penyusunan SOP dilakukan secara terpisah oleh masing-masing departemen, maka bisa berpotensi muncul nya gesekan dalam alur kerja. Tidak ada standar dokumen yang disepakati bersama, tidak ada template baku, dan tidak ada panduan gaya penulisan atau detail informasi yang harus dicantumkan. Satu divisi mungkin menuliskan SOP dengan gaya naratif, sementara divisi lain membuatnya dalam bentuk poin-poin. Akibatnya, dokumen SOP menjadi sulit dibaca, dan lebih buruknya lagi, berpotensi menimbulkan pemahaman yang berbeda-beda. Resiko bertubrukan ini mungkin terlihat sepele, tapi ternyata ini bukan hal kecil. Ini bisa menjadi akar dari ketegangan antar tim dan menurunkan semangat karyawan berkolaborasi.
SOP bukan Hanya Sekadar Kertas
“Peta proses bisnis dan SOP bukan hanya sekadar dokumen administratif atau formalitas belaka. Ini adalah instrumen strategis yang berperan penting dalam mewujudkan efisiensi, akuntabilitas, serta transparansi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi” (Humas Kepulauan Seribu, 2025). Pernyataan tersebut memperkuat bahwa SOP yang baik bukan hanya soal struktur, tapi juga arah, pedoman, dan akuntabilitas dalam pelayanan publik maupun dunia bisnis. Maka, proses review SOP tidak boleh dianggap sebagai kegiatan musiman atau administratif belaka, melainkan sebagai proses yang harus dilakukan secara rutin.
Perjalanan membangun SOP yang relevan memang tidak mudah. Di Pace Synergic, kami mendampingi organisasi dan menjembatani antara struktur dan dinamika kerja, menyusun ulang, mereview, dan menghidupkan SOP agar benar-benar selaras dengan realitas kerja.
