Apa sih Job Description ? Menurut Moekijat (2010), Job Description merupakan gambaran jabatan yang ditulis secara singkat, jelas,dan teliti yang berkaitan tentang tanggung jawab masing-masing jabatan yang sudah ditentukan. Job Description dibuat dalam bentuk dokumen yang berisi ringkasan informasi penting tentang masing-masing jabatan. Job Description berguna untuk mempermudah perbedaan jabatan yang satu dengan yang lain dalam perusahaan. Penjabaran disusun secara terstruktur agar lebih mudah dipahami oleh karyawan.
Perusahaan juga sering menggunakan Job Description sebagai kumpulan informasi tertulis tentang suatu jabatan, tanggung jawab dan kedudukan. Job Description dapat memberikan manfaat seperti:
- Menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.
- Memudahkan prosedur rekrutmen, seleksi, pelatihan dan berbagai aktivitas SDM.
- Membantu pegawai dalam merencanakan karir, mengurangi praktek diskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi dalam pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian kompensasi.
- Bermanfaat dalam program keselamatan kerja sehingga dapat menghindari tindakan yang berbahaya.
- Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
- Penting dalam perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan
Pada pelaksanaan tugas dilapangan atasan seringkali tidak memahami lingkup tanggung jawab pekerjaan jabatannya maupun jabatan bawahannya. Bawahan pun cenderung hanya mengerjakan pekerjaan yang diperintah atasannya. Akibatnya job description sering terabaikan, dan seringkali dianggap tidak relevan.
Dokumentasi Job Description biasanya terdiri atas elemen-elemen yang mendeskripsikan suatu jabatan meliputi:
- Identitas pekerjaan : nama jabatan, divisi, departemen, lokasi kerja, nama atasan, nama pemegang jabatan
- Struktur organisasi: gambar letak jabatan dalam struktur organisasi
- Tujuan utama jabatan: Hal mendasar kenapa jabatan itu perlu ada didalam perusahaan
- Tugas pokok: berisikan rincian pekerjaan utama
- Kewenangan pekerjaan: kewenangan untuk mengelola sumber daya (uang, orang, waktu, dll.)
- Indikator kinerja: target pencapaian dari pemegang jabatan yang dimaksud
- Hubungan kerja: pihak-pihak atau jabatan-jabatan Iain yang bekerja sama secara rutin dengan jabatan tersebut, seperti jabatan atasan, jabatan bawahan, jabatan pada departemen Iain, pemasok, pelanggan atau komite-komite organisasi
Pada beberapa perusahaan dalam industri tertentu yang terdapat potensi bahaya kesehatan dan keselamatan kerja umumnya ditambahkan penggunaan peralatan penunjang dalam melakukan pekerjaan.
Jadi setelah membaca penjelasan di atas kita lebih memahami peranan penting dokumen Job Description di perusahaan.
(AS, 2022)
