Job description gambaran jabatan yang ditulis secara singkat,jelas,dan teliti yang berkaitan tentang tanggung jawab masing-masing jabatan yang sudah di tentukan disebut juga dengan job description. Job description dibuat dalam bentuk dokumen yang berisi ringkasan informasi penting tentang masing-masing jabatan agar mempermudah untuk membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam perusahaan. Penjabaran disusun secara terstruktur agar lebih mudah dipahami oleh karyawan.
Perusahaan juga sering menggunakan job description untuk kumpulan informasi tertulis tentang suatu jabatan, tanggung jawab dan kedudukan deskripsi pekerjaan tersebut dapat memberikan manfaat seperti:
- Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.
- Memudahkan prosedur rekrutmen, seleksi, pelatihan dan berbagai aktivitas SDM.
- Membantu pegawai dalam merencanakan karir, mengurangi praktek deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi dalam pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian kompensasi.
- Bermanfaat dalam program keselamatan kerja dapat menunjang tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan kerja dalam pelaksanaan.
- Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
- Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan
Pada pelaksanaan tugas dilapangan atasan seringkali tidak memahami lingkup tanggung jawab pekerjaan jabatannya maupun jabatan bawahannya. Bawahan pun cenderung hanya mengerjakan pekerjaan yang diperintah atasannya. Akibatnya job description sering terabaikan, dan seringkali dianggap tidak relevan.
Dokumentasi job description biasanya terdiri atas elemen-elemen yang mendeskripsikan suatu jabatan meliputi:
- Identitas pekerjaan : nama jabatan, divisi, departemen, lokasi kerja, nama atasan, nama pemegang jabatan
- Struktur organisasi: gambar letak jabatan dalam struktur organisasi
- Tujuan utama jabtan: Hal mendasar kenapa jabatan itu perlu ada didalam perusahaan
- Tugas pokok: berisikan runcian pekerjaan utama
- Kewenangan pekerjaan: kewenangan untuk mengelolah uang
- Inikator kinerja: target pencapaian dari pemegang jabatan yang dimaksud
- Hubungan kerja: pihak-pihak atau jabatan-jabatan Iain Yang bekerjasama secara rutin dengan jabatan tersebut, seperti jabatan atasan, jabatan bawahan, jabatan pada departemen Iain, pemasok, pelanggan atau komite-komite organisasi
Pada beberapa perusahaan dalam industri tertentu yang terdapat potensi bahaya kesehatan dan keselamatan kerja biasa ditambahkan penggunaan peralatan penunjang dalam melakukan pekerjaan.
Ternyata Job Description merupakan tool penting dalam perusaahaan, bukab hanya sekedar dokumen tapi bisa sebagai tool yang dapat mempermudah pekerjaan dan menjabarkan jelas tanggung jawab karyawan dalam perusahaan.
